Cualquier actividad que se pretenda desarrollar en el área de Jardín Botánico de Popayán  (JBP), sede los Robles, como recorridos guiados por el sendero ecológico, actividades de investigación, educación ambiental, siembra de especies arbóreas y demás actividades académicas que se vinculen al área de jardín, se debe dirigir una solicitud con previo aviso de 5 días calendario al correo electrónico jardinbotanico@fup.edu.co, la cual debe especificar el objetivo de la visita, número de personas que asistirán, la dependencia o entidad a la que pertenecen y la fecha tentativa de la visita. Lo anterior, con el fin de designar personal y logística, en el acompañamiento de las diferentes actividades a realizar dentro del Jardín Botánico de Popayán.